La gestion des activités offertes dans les programmes du Secteur PERFORMA à partir de son Portail privé!

Par Madame Sonia Drouin conseillère pédagogique à PERFORMA.

Sonia Drouin est conseillère pédagogique à PERFORMA depuis 2008 et responsable de la gestion du portail informatique du secteur. Elle a coordonné les travaux de migration du site web et de l’intranet de PERFORMA à l’interface utilisée par l’Université de Sherbrooke, un processus qui a duré 2 ans et qui a été conclu par la mise en ligne du nouveau module de gestion des activités, décrit dans cet article.

PERFORMA : un modèle organisationnel décentralisé

Le Secteur PERFORMA répond aux divers besoins de développement professionnel du personnel pédagogique identifiés dans les établissements collégiaux membres par l’offre d’activités conçues sur mesure. Dans chacun des établissements membres, 61 collèges à travers le Québec, PERFORMA s’appuie sur la contribution d’une personne répondante locale qui, en plus de cerner les besoins de perfectionnement, a la responsabilité d’offrir des activités de formation et d’assurer un soutien pédagogique et administratif au personnel de son collège selon les règles et les modalités établies à PERFORMA.

Les activités, conçues et réalisées en collaboration avec les établissements membres, se donnent à un niveau local, régional et réseau pour répondre à des besoins identifiés à l’intérieur d’un seul collège, d’un groupe de collèges ou de la majorité des établissements membres. Il est donc facile d’imaginer la logistique nécessaire pour garantir une cohérence dans la formation pour l’ensemble du réseau, et ce, sans sacrifier l’autonomie des personnes impliquées dans ce processus.

Pour ne pas perdre cet objectif de vue, PERFORMA a développé, en collaboration avec Philippe Doyon, analyste du service informatique facultaire, et CDWare, un fournisseur de Sherbrooke, un nouveau module de gestion des activités et des inscriptions en ligne, mis à la disposition des personnes répondantes locales.

Le nouveau module de gestion des activités : convivial, efficace et écoresponsable!

Les personnes répondantes locales ont désormais la possibilité de proposer de nouvelles activités locales et régionales par leur création dans le nouveau module de gestion des activités. Elles doivent remplir un formulaire en ligne qui fournira les informations de base concernant l’activité proposée et joindre le plan de cours. Une fois le formulaire complété, la personne répondante locale envoie une demande d’approbation. Une personne responsable du programme analyse le plan de cours, l’approuve ou demande des modifications à apporter. Lorsqu’une activité est déposée ou approuvée et qu’une demande de modification est faite, des notifications automatiques sont générées et envoyées aux personnes concernées, ce qui augmente l’efficacité du processus!

Le nouveau module permet aussi l’inscription en ligne des enseignantes et enseignants des collèges membres aux activités offertes au niveau réseau.  Les dates limites des inscriptions, le nombre de participantes et participants inscrits aux activités et le nombre de places disponibles sont accessibles aux personnes répondantes locales en temps réel. Une fois que la tenue des activités de la programmation réseau est confirmée après la période d’inscriptions, la gestion papier des activités peut commencer (formulaire d’inscription à faire remplir et à recevoir, création du dossier de l’activité, etc.).

Nous espérons qu’un jour l’ensemble du processus d’admission aux programmes offerts par PERFORMA et d’inscription à ses activités se fera entièrement en ligne. Pour l’instant, le module de gestion des activités représente un premier pas envers cet idéal et répond à la réalité décentralisée de PERFORMA en assurant l’autonomie des personnes répondantes locales dans la gestion académique des dossiers de formation de leur personnel enseignant.