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Tenir seul(e) le fort de la gestion contractuelle d'un cégep

 

 

 

 

Par Victoria Venturini | Services des communications de Collecto

 

Avec l’adoption de nouvelles directives et les nombreuses modifications apportées au cadre réglementaire depuis 2008 (Loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements), la gestion contractuelle a beaucoup évolué, obligeant les organisations qui y sont assujetties à redoubler de rigueur dans l’élaboration de leurs appels d’offres ainsi que dans l’attribution et la gestion de leurs contrats.

Face à ces nouvelles obligations légales et à ce resserrement du contexte réglementaire, la fonction de responsable de la gestion contractuelle et de l’approvisionnement d’un cégep est devenue très complexe, en particulier lorsque les ressources disponibles sont limitées ou qu’une seule personne supervise le service.
Voici les principaux défis identifiés par Chantale Gilbert, responsable de la gestion contractuelle et des acquisitions au Cégep de Chicoutimi, et Klaude Hallé, acheteure au Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue, qui œuvrent toutes deux dans de petites équipes ayant le mandat de garantir une gestion intègre et conforme des contrats.

UN NOUVEAU RÔLE À JOUER
L’évolution du rôle est certainement le principal défi identifié par les personnes assurant la gestion contractuelle dans les cégeps au fil des années, notamment en termes de responsabilités, d’expertise et d’adaptabilité.

« Le processus de gestion contractuelle a connu de tels changements depuis les dix dernières années, que notre rôle est plus difficile à saisir comparativement à d’autres services dont la fonction est clairement établie depuis longtemps », explique Chantale Gilbert.

« Il faut informer, clarifier notre rôle auprès des autres gestionnaires et employés des cégeps, pour permettre une meilleure compréhension des nouvelles exigences réglementaires et de ce fait, obtenir une meilleure collaboration et éviter l’insatisfaction » ajoute-t-elle.

En effet, depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) en 2008, la réalité au sein des services d’approvisionnement des cégeps a changé de manière draconienne du fait des différentes responsabilités qu’ils se voient confier en matière de gestion contractuelle.

UN NIVEAU DE CONNAISSANCES ÉLEVÉ
Si l’évolution constante du rôle et du degré de responsabilité constitue un défi de tous les jours, l’acquisition des connaissances nécessaires pour procéder à la gestion des contrats en conformité avec le cadre normatif en est un autre.

Ainsi, la fonction d’acheteur dans les services d’approvisionnement a grandement évolué, du fait de la diversification des tâches, vers un rôle plus complet et complexe de responsable de la gestion contractuelle. Cette fonction constitue le premier filtre pour guider le dirigeant d’organisme dans ses décisions en matière de contrats publics. « De ce fait, les erreurs ou la méconnaissance des exigences réglementaires peuvent être lourdes de conséquences pour l’organisme » insiste Chantale Gilbert.

Depuis 2012, en soutien au dirigeant d’organisme et au responsable de la gestion contractuelle, un nouvel intervenant stratégique vient compléter et contrôler le processus. Ainsi, le responsable de l’application des règles contractuelles (RARC), en plus de veiller à l’application du cadre règlementaire, formule des recommandations et s’assure de la mise en place de mesures garantissant l’intégrité des processus internes. Cependant, ce rôle est relativement nouveau et échoit souvent à une personne qui occupe déjà d’autres fonctions importantes dans l’organisation. La marche est haute pour le RARC qui doit rapidement maîtriser des centaines de pages de règlementation et effectuer une surveillance des activités contractuelles de son organisation.

ADAPTABILITÉ ET FLEXIBILITÉ
L’élévation du niveau de responsabilités ces dernières années ne s’est accompagnée ni d’une hausse de budget ni d’une augmentation des ressources. Cela implique que les responsables de la gestion contractuelle doivent faire preuve d’adaptabilité et d’une grande flexibilité pour s’assurer de respecter la LCOP et ses règlements.

Klaude Hallé décrit cette réalité et l’impact majeur des nouvelles exigences réglementaires dans son travail quotidien. Elle identifie le manque de ressources comme un obstacle à la proactivité : « Nous devons désormais exécuter un travail beaucoup plus complexe qui demande d’assimiler les nouvelles modifications, de former et d’informer nos collègues de travail, tout cela avec les mêmes ressources. Cela sans compter l’application de la directive concernant la reddition de comptes qui est venue considérablement alourdir notre tâche. »

VERS LA MISE EN COMMUN DES RESSOURCES ET DES ACTIONS
Pour pallier la lourdeur administrative et réglementaire imposée par la mise en application de la LCOP, l’élaboration d’une vision concertée et le partage d’outils permettant de favoriser l’accès aux marchés publics est en train de se développer entre les services d’approvisionnement des cégeps.

Les responsables de la gestion contractuelle entrevoient la mise en commun de leurs ressources et de leurs outils comme une solution pour l’avenir ainsi que l’opportunité de réaliser des économies considérables en temps et en argent.

Cette mutualisation des actions se traduit par le souhait de développer :

  • l’uniformisation ou la standardisation de certains outils de travail qui pourraient faciliter autant le travail du donneur d’ouvrage que celui du fournisseur ;
  • des journées de réseautage pour échanger sur la réalité de chacun et favoriser le mentorat;
  • le recours aux ententes d’achats regroupés ayant fait l’objet d’appels d’offres publics et de négociations conformes au cadre règlementaire;
  • la promotion de la fonction de responsable de la gestion contractuelle d’un cégep qui revêt une importance stratégique au sein du réseau collégial;
  • des procédures communes pour faciliter la mise en œuvre des processus tels que celui de la gestion des plaintes ou le développement d’un plan annuel de gestion des risques qui devront être implantés dans les cégeps en 2019;
  • des stratégies communes en matière de disposition et de transfert d’actifs.

Par ailleurs, « en considérant que les changements réglementaires ont un impact sur les trois réseaux de l’éducation (à savoir les cégeps, les commissions scolaires et les universités), un regroupement des trois ordres d’enseignement serait souhaitable pour optimiser la mutualisation des idées et des ressources du réseau de l’éducation », estime Chantale Gilbert.

DE NOUVEAUX DÉFIS À VENIR
En somme, on constate que les responsables de la gestion contractuelle du réseau collégial rencontrent de nombreux défis depuis la mise en application de la LCOP et d’autant plus dans des services de petite taille. Et dès le 25 janvier, des personnes œuvrant dans des filiales d’organismes publics se retrouveront dans la même situation qu’eux, alors qu'elles ont tout à apprendre de la LCOP, de ses règlements et de leurs nouvelles obligations. L’entrée en scène de l’Autorité des marchés publics (AMP) aura également un impact déterminant dans le quotidien des responsables d’approvisionnement des cégeps puisque qu’à compter du 25 mai 2019, elle pourra vérifier et enquêter sur les processus d’adjudication des contrats publics ainsi que sur la conformité de leur exécution.

Dans ces conditions, le développement d’une vision commune, le souhait d’une mutualisation des actions et des ressources disponibles au sein du réseau devraient permettre aux responsables de la gestion contractuelle, les nouveaux comme les plus expérimentés, de se sentir moins seuls face aux défis qu’ils auront à relever.

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DES RESSOURCES UTILES
Voici quelques ressources concrètes pour se simplifier la vie et améliorer ses connaissances en matière de gestion contractuelle :

• JOURNÉE DE LA GESTION CONTRACTUELLE
Un événement s’adressant aux responsables de la gestion contractuelle du réseau de l’éducation dont la prochaine édition aura lieu au printemps 2019, sera organisée conjointement par l'Association québécoise des cadres scolaires, l’Association des cadres de collèges du Québec et Collecto.

• EXTRANET DES MARCHÉS PUBLICS
Accessible au https://www.marchespublics.tresor.gouv.qc.ca/extranet, ce site donne accès à une mine d’informations sur le cadre normatif, des formations et des webinaires en lien avec la gestion contractuelle, des infos-conseils et réponses à certains sujets ambigus, etc.

• FORMATIONS COLLECTIVES
Collecto propose au réseau de l’éducation différentes formations collectives en lien avec la gestion contractuelle.

• SERVICES-CONSEILS
Plusieurs consultants de Collecto peuvent accompagner et conseiller les responsables de la gestion contractuelle dans la réalisation de leurs appels d’offres, l’analyse de leurs besoins ou la gestion de leurs pratiques contractuelles. Visitez notre répertoire des consultants. Pour des questions plus ponctuelles au sujet du cadre normatif et de son application, les conseillers de la direction des analyses, des orientations et des relations avec les clientèles (DAORC) du Secrétariat de Conseil du trésor sont également disponibles.

• ACHATS REGROUPÉS ET NÉGOCIATIONS D’ENTENTES
Appels d’offres publics, fournisseurs certifiés, contrats de gré à gré : Collecto fait bénéficier les organisations du réseau de l’éducation d’un gain de temps et d’argent, dans le respect et la maîtrise du cadre normatif.

• GROUPE DE DISCUSSION ET LIVRE DÉDIÉ AUX ORGANISMES PUBLICS
Groupe de discussion LinkedIn Approvisionnement public s’adressant à tous ceux qui s'intéressent aux questions touchant l'approvisionnement des organismes et corps publics québécois et canadiens, animé par Me Sébastien Laprise et Me Jean-Benoît Pouliot. Ils ont également contribué à l’ouvrage Contrats des organismes publics – Manuel sur les meilleures stratégies, un guide décisionnel qui vise à aider les organismes publics à repenser leurs stratégies contractuelles.






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