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Nouvelle tendance : la communauté d’utilisateurs en gestion de bibliothèque



Entrevue réalisée par Marie Lacoursière avec 6 intervenants de collèges, membres de la communauté Koha-CSSR. Collaboration au texte: Mesdames Marie-Josée Nantel, coordonnatrice au service des communications au CSSR et Marjorie Barry-Vila,  animatrice de la communauté Koha-CCSR

Dans les cégeps du Québec, les bibliothèques sont des centres de diffusion, où sont proposés des services liés à l’acte d’étudier et d’apprendre. Lieux de référence par excellence, elles sont aujourd’hui conçues pour répondre aux attentes suscitées par l’évolution des technologies et de l’information. L’apparition des documents numériques, l’accès à leurs contenus et leur préservation, l’intégration des nouvelles formes et profils d’enseignement,comme l’apprentissage à distance, la formation continue et les cours en ligne, ont considérablement modifié leur offre de services. La bibliothèque de collège, en plus de son rôle traditionnel de diffuseur d’information écrite, est graduellement devenue un espace technologique d’importance doté d’équipements informatiques et d’une gamme de logiciels diversifiés. C'est le cas de la bibliothèque du Cégep du Vieux Montréal illustrée plus haut.

Dans cet univers qui évolue rapidement, plusieurs établissements se sont regroupés pour partager leurs expériences et leurs savoirs, afin de faire des économies d’argent et de temps. Ils ont alors fait appel au Centre collégial de services regroupés (CCSR). En collaboration avec le réseau des bibliothécaires et des techniciens en documentation, cette corporation à but non lucratif leur a offert des solutions technologiques adaptées à leurs besoins et aux défis rencontrés. Non seulement le CCSR a mis à leur disposition un système intégré de gestion de bibliothèque, Koha, qui possède tous les modules requis pour le bon fonctionnement d’une bibliothèque, mais surtout, le CCSR a permis aux utilisateurs de ce logiciel libre de profiter du soutien de communautés locale, francophone et internationale. Voici le portait d’une communauté dont les adeptes sont de plus en plus nombreux.

La communauté Koha-CCSR est formée des 21 bibliothèques collégiales participant à l’entente, mais aussi de deux gestionnaires du CCSR qui veillent au bon fonctionnement du système : M. Anthony Laquerre, coordonnateur des technologies de l’information et des services aux bibliothèques, est responsable du développement du logiciel, et Mme Marjorie Barry-Vila, technicienne en documentation - services aux bibliothèques, est responsable d’animer la communauté d’utilisateurs. Afin d’assurer le suivi des activités, ils ont mis en place cinq comités de travail. Ces comités se penchent sur les périodiques, la circulation, le catalogage, l’expérience usager et les acquisitions lors de rencontres mensuelles; leurs bilans sont transmis à M. Laquerre. Ce dernier veille à ce que les besoins des utilisateurs soient considérés, transposés en solutions réelles, transformés en codes informatiques et intégrés au logiciel, ce qui fait de lui l’interlocuteur du fournisseur informatique. Ainsi, pour adhérer au logiciel Koha, les utilisateurs n’ont donc pas besoin d’être un programmeur ou un crack de l’informatique!

La migration

Depuis l’hiver 2011, le CCSR a accompagné toutes les bibliothèques de l’entente dans la migration de leurs catalogues. Au total, ces migrations ont touché deux millions de documents et plus de 65 000 étudiants. Une épopée ambitieuse et parsemée de défis! Pour les relever, les principaux intéressés ont eu accès à une communauté de bibliothécaires et de techniciens désireux de trouver des réponses à leurs besoins particuliers. Ce fut un véritable « work in progress »!

Dans quelles circonstances les cégeps ont-ils joint la communauté Koha et pourquoi l’avoir fait? Afin d’en savoir plus sur cette transition,nous avons échangé avec avec Mme Josiane Sauvé du collège de Lionel-Groulx, Mmes Julie Gilbert et Anne-Frédérique Champoux du cégep du Vieux Montréal, Mme Sylvie Dallaire du cégep de Saint-Félicien, Mme Joanne Laforest du cégep de Rivière-du-Loup et M. Marc Julien du cégep Limoilou, tous membres de cette communauté depuis les débuts de l’aventure Koha.

Trouver des réponses à des besoins particuliers

M. Marc Julien, spécialiste en moyens et techniques d’enseignement à la bibliothèque du cégep Limoilou campus de Charlesbourg résume bien les motifs énoncés par les représentants des cinq collèges. « Notre ancien catalogue de bibliothèque, Manitou, devait être changé, car la compagnie qui supportait le produit en cessait la commercialisation. Plusieurs cégeps se sont ainsi retrouvés, au même moment, dans une situation semblable. En regroupement, via le CCSR, nous avons fait un appel d’offres commun afin d’avoir un nouveau système. Les solutions offertes par les compagnies pouvaient autant être des logiciels propriétaires que des logiciels libres. Un comité formé de bibliothécaires a élaboré un document identifiant les critères auxquels le système devait répondre pour donner suite à nos besoins.» Le choix d’un logiciel libre change beaucoup la dynamique pour une communauté d’utilisateurs. Comme le logiciel peut évoluer en fonction des besoins de ses membres, tout le monde a intérêt à s’impliquer afin que leurs besoins soient pris en compte. Pour que la communauté fonctionne efficacement, nous avons bénéficié du support de M. Anthony Laquerre et de Mme Marjorie Barry-Vila. Leur expertise fut et demeure essentielle au bon fonctionnement du regroupement. Leur excellent travail fait en sorte que la communauté est une réussite. »

Selon Mme Joanne Laforest du cégep de Rivière-du-Loup, le CCSR a géré l’appel d’offres et la migration à Koha de main de maître. « Je me suis toujours dit que j’étais prête à souffrir quelques années, le temps de faire les développements souhaitables pour que le système intégré de gestion des bibliothèques réponde bien aux besoins des bibliothèques collégiales. Mais le temps d’attente fut très court! Les processus mis en place pour prioriser les améliorations et doter le réseau d’un soutien adéquat ont été très efficaces. Le logiciel permet une autonomie de gestion très appréciable de même qu’une collaboration entre bibliothèques qui assurent une énorme économie de temps et d’énergie. »

Tisser des liens et comparer des façons de faire

Les commentaires sont élogieux quant à l’expérience d’intégration de cette communauté et aux motivations des utilisateurs à continuer de s’y impliquer. Selon Mmes Anne-Frédérique Champoux et Julie Gilbert du cégep du Vieux Montréal, « des comités de développement, formés de techniciens et de bibliothécaires des différents collèges, se réunissent ponctuellement afin d’identifier des bogues à corriger, de prioriser les problèmes et de demander des améliorations. Plusieurs des techniciens de la bibliothèque du cégep du Vieux Montréal se sont ainsi joints aux divers comités (acquisition, catalogage, périodiques et expériences usagers). Ils collaborent ainsi au développement de Koha pour tous. Cela permet de tisser des liens avec d’autres techniciens et d’autres bibliothécaires, de comparer les façons de faire dans les différents milieux, de consulter des collègues si le problème auquel nous faisons face a été vécu par d’autres et de réfléchir ensemble au développement de Koha et de notre communauté. C’est stimulant, avantageux et rien n’est plus valorisant que d’avoir une influence avec nos outils de travail ».

Et si c’était à refaire?

Avec le recul du temps, les intéressés témoignent très positivement des résultats de leur engagement. « Si c’était à refaire, nous n’hésiterions pas, confirment-ils sans ambages. Nous pouvons modeler le SIGB de façon à ce que notre travail soit efficace, et ce, sans être à la merci du développeur que nous payons. Le système est évolutif et c’est encore plus vrai quand l’implication est assidue. » Mme Joanne Laforest du cégep de Rivière-du-Loup le confirme : « Je suis vendue à Koha et à la communauté qui le supporte, sans oublier l’équipe du CCSR, principalement Anthony Laquerre et Marjorie Barry-Vila. »

Un élément clé : l’animation de la communauté

Une fois un logiciel libre choisi*, les établissements ont dû l’implanter, le maîtriser et le faire vivre dans leur organisation. Afin de faciliter la transition, le CCSR a mis à leur disposition une animatrice de communauté, Mme Marjorie Barry-Vila, dont l’engagement exemplaire a modelé le visage de la communauté. Depuis 2012, elle gère les interactions entre les utilisateurs, soit plus de 150 bibliothécaires et techniciens œuvrant dans des bibliothèques collégiales du Québec. Grâce au mode de gestion ouvert qu’elle privilégie, Marjorie accompagne les utilisateurs et les amène à partager leurs catalogues, leurs expériences et leur savoir. Ensemble, ils contribuent à l’essor et au développement d’une communauté virtuelle engagée et participent activement à l’évolution du logiciel libre Koha. Pour en témoigner, Mme Marie Josée Nantel du CSSR a réalisé un interview… en ligne avec  Mme Marjorie Barry-Vila!

Le CCSR : Bonjour Marjorie! En quoi ton rôle d’animatrice de la communauté Koha-CCSR contribue-t-il au travail des bibliothécaires?

Marjorie : Tout d’abord, je mets à jour notre site Internet. Grâce à une veille d’information assidue, j’ajoute divers documents, que ce soit des textes ou des vidéos, sur les différents modules et fonctionnalités de Koha. En partageant les avancées de la communauté internationale les plus pertinentes pour nos utilisateurs, je m’assure en tout temps que le Wiki de la communauté contient les informations nécessaires au travail des bibliothécaires et qu’il répond à leurs besoins.
Ensuite, je rédige aussi des articles pour le blogue afin d’avertir ou d’informer les utilisateurs des nouveautés, des changements à venir, des solutions envisagées et de leur mise en place, etc.

J’aide aussi à répondre aux questions posées sur le forum de la communauté. Par exemple, quelqu’un soulève un problème qu’il a expérimenté récemment. Dès lors, je m’assure que les techniciens se parlent entre eux, qu’ils testent les erreurs et qu’ils trouvent une solution qui réponde à leurs besoins. Je privilégie les décisions prises en communauté. Chaque semaine, les sujets sont transposés dans une infolettre qui résume les discussions et qui est envoyée à tous les utilisateurs. J’offre aussi de la formation sur les différents modules du logiciel et je donne parfois des conférences dans des événements, à la demande des organisateurs.

Enfin, j’anime les discussions de nos cinq comités spécialisés, auxquels les utilisateurs participent volontairement. Ensemble, nous développons de nouvelles façons de faire dont bénéficient tous les utilisateurs. Il existe de nombreux avantages à fonctionner de cette façon. Je m’assure que le transfert des connaissances se fasse efficacement et que la communauté tout entière tire le meilleur profit des expériences individuelles. C’est un métier très stimulant et valorisant!

Le CCSR : Quelles qualités faut-il pour être une animatrice de communauté efficace?

Marjorie : Il faut constamment être à l’affût de ce qui se passe dans le domaine afin d’offrir les meilleures réponses et solutions possible à la communauté. Ce type de personne est dévoué et analyse les besoins de ses clients assez rapidement. Il faut aussi être très minutieux afin de partager les bonnes informations, au bon moment, afin de s’assurer que chaque ressource du réseau puisse contribuer. Il faut aussi avoir une personnalité axée sur les solutions et aimer offrir un service à la clientèle de qualité. Idéalement, l’animateur d’une communauté comme la nôtre connaît bien l’univers des bibliothèques et aura suivi une formation en la matière. Ainsi, il saura comprendre et utiliser le langage des utilisateurs afin de faciliter les échanges».

*Les avantages du logiciel libre

Comme le dit si bien l'adage: une image vaut mille mots


*Pour plus d’information sur le logiciel Koha et sur sa communauté gérée par le CCSR, veuillez communiquer avec Mme Marjorie Barry-Vila au 418 877-0507, au poste217, ou à marjorie.barry-vila@ccsr.qc.ca.





 
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