En ressources humaines, un test d’embauche qui aura mal tourné

M. Robert Howe, consultant en pédagogie de l'enseignement supérieur, spécialiste en évaluation.

Il y a quelque temps, un processus d’embauche d’un employé de soutien a fait l’objet d’un grief syndical. Ce processus s’annonçait tout simple : un poste de technicien en administration est disponible, cinq candidats de l’interne offrent leurs services et le DRH établit un appareil de sélection simple et fluide : on administrera à chacun un questionnaire écrit pour vérifier leurs compétences, on les rencontrera en entrevue individuelle et le comité de sélection, composé de trois cadres de l’établissement fera le choix d’une de ces personnes comme recrue. Ce processus a été mis en œuvre et un candidat a été embauché comme technicien. Il s’agit d’une personne qui travaille déjà dans ce service. Mais un des quatre autres candidats, tous originaires d’autres services, a contesté le processus d’embauche, alléguant que le test écrit n’est pas valide et non équitable. Peut-on prendre une décision d’embauche en se fondant en partie sur un test dont la validité serait mise en doute?

Un questionnaire écrit contesté
Dans la suite de ce grief, un arbitrage est tenu, avec avocats respectifs, partie syndicale, partie patronale et le directeur des ressources humaines est appelé à défendre la validité du questionnaire qu’il avait rédigé personnellement aux fins de ce concours pour l’embauche d’un employé. C’est le questionnaire écrit qui est contesté, pas l’entrevue.

Le questionnaire et ses lacunes
Malheureusement, en y regardant de plus près, ce petit test écrit, rédigé de façon artisanale, comme toujours dans de tels contextes locaux, s’avère sérieusement défectueux. Regardons-le de plus près pour comprendre.
Le test est fait de cinq questions: trois questions à choix de réponse et deux questions à développement (questions ouvertes).

La question 1 est manifestement une question de connaissance. Mais elle n’est pas contextualisée. Il n’y a pas de consigne qui donne au répondant l’angle de vue qu’il faut pour répondre correctement. Doit-on répondre du point de vue de l’employeur ou du point de vue du bénéficiaire?

La Q2 est adéquate dans sa forme. Toutefois, la mise en situation porte sur un cas très pointu, plutôt rare et relevant vraisemblablement de la supervision d’un professionnel, certainement pas d’un technicien débutant.

La question 3 mesure manifestement la compréhension. Mais la pondération de chacun des trois choix de réponse n’est pas constante : 5 points, 2 points et 5 points respectivement. Pourquoi? Cette variation n’est pas justifiée. Et le choix qui vaut deux points n’est pas discriminant, il est trop facile.

Les questions 4 et 5, à développement, portent sur des procédures spécifiques à ce service pour lequel on cherche à pourvoir un poste. Au vu de la clé de correction prévue par le DRH, les réponses attendues appartiennent au domaine des procédures locales, spécifiques à ce service. Manifestement, ces questions peuvent avantager quelqu’un qui y travaille déjà. Ces deux questions ne sont pas équitables¹.

Ce test n’a pas été validé à l’avance et ses défauts montrent qu’il est bien insuffisant pour guider un jugement valide et équitable en vue d’une décision d’embauche. Entre autres :
• Avec ces cinq questions, l’échantillonnage des compétences évaluées est bien insuffisant.
• Des consignes sont confuses.
• Une question propose un choix de réponses trop facile.
• Certaines questions sont indûment difficiles parce que pas claires.
• Les questions à choix de réponse demandent des réponses absolues, de type Vrai ou Faux, Oui ou Non. Ce sont des questions sur le savoir. Mais elles ne permettent pas aux candidats de nuancer leur jugement, de mettre en question le contexte du problème, de montrer qu’ils comprennent qu’il y a des alternatives possibles ou de s'interroger sur le problème. Ces questions mesurent la connaissance mémorisée ou la compréhension, mais ne permettent pas d’exprimer ou d’expliquer son jugement.
• La clé de correction révèle que la pondération des éléments de réponse est variable, sans justification valable. Selon les éléments qu’on inclura dans la réponse, on peut « gagner » 5 points, ou 0.5 point. Ou 2 points.
• Quinze minutes ont été allouées à l’administration de ce test. Était-ce suffisant, au vu de l’enjeu? Dans certaines circonstances, un « speed test » est justifié. Était-ce le cas ici ou a-t-on fixé cette limite pour gérer le temps de l’opération?

Des principes directeurs
Comme c’est le cas en reconnaissance des acquis, la conception du dispositif de mesure en situation d’embauche consiste à choisir et à cibler des indices, des signes de la présence de la compétence sur laquelle on veut porter un jugement.  Ces indices (ou indicateurs) sont des échantillons de l’ensemble des compétences recherchées. De cet échantillon, on tirera une inférence sur ces compétences. Or, au moment de l’évaluation, la compétence n’est qu’un potentiel (la personne en évaluation n’est pas en exercice de la compétence, elle n’est qu’en situation de donner un échantillon indicatif de sa compétence), il est donc primordial que l’échantillon soit représentatif et suffisant pour que l’inférence soit crédible.

L’enjeu est simple : la qualité et la pertinence de l’information recueillie au moyen du test contribuent à la qualité du jugement (l’inférence) qui, à son tour, contribue à la pertinence de la décision à prendre (ici, le choix d’un candidat et l’embauche). Cette chaîne en trois actes (mesure, évaluation et décision) doit être valide : on doit avoir confiance que la chaîne qui mène à la décision est fiable, crédible.
En conséquence de cet enjeu, il est reconnu que la validité de tout instrument d’évaluation doit être jugée selon deux critères généraux : la clarté et la pertinence.

Clarté : un questionnaire « papier-crayon » est un outil de communication entre l’examinateur et la personne en examen. Cette communication consiste à communiquer à l’examiné une consigne, un problème, une question qui permet à l’examiné de montrer ce qu’elle sait ou sait faire. Il est donc primordial que cette communication écrite soit claire à tous points de vue : le choix méticuleux des mots, les consignes claires et précises, les tâches prescrites sont simples, succinctes mais complètes. La clarté d’un test consiste à assurer que la personne en examen puisse démontrer ses compétences.

Pertinence : Les questions du test doivent porter sur le domaine pour lequel on cherche à évaluer des compétences. Il va de soi que toutes les questions du test doivent porter sur les compétences attendues dans le cadre spécifique du poste pour lequel ce test est rédigé. Puisque ce test sera nécessairement bref, il ne portera que sur un échantillon des compétences visées. Cet échantillon doit donc être pertinent, c'est-à-dire qu’il doit être représentatif du poste à pourvoir. Il est recommandé² de ne construire un test que pour évaluer les compétences considérées comme essentielles. Un test sera valide³ si, entre autres, son contenu porte sur le domaine des compétences recherchées. Sinon, le test sera considéré comme non valide.

Validation
Afin d’assurer que les résultats à ce test seront fiables, crédibles et dignes de confiance, on doit procéder à l’avance à une validation de ces qualités de clarté et de pertinence. Il est recommandé, au chapitre des bonnes pratiques généralement reconnues⁴, que le rédacteur d’un questionnaire d’examen vérifie auprès d’autres personnes compétentes si le questionnaire est clair et pertinent, et ce, avant de l’administrer. Ainsi, toute correction peut être apportée au questionnaire afin de favoriser une évaluation pertinente, éclairante et équitable.

Dans la gestion des ressources humaines, un test écrit peut mesurer le « capital » de ressources d’un candidat à un poste. Mais ce test a une limite importante : il ne permettra pas d’inférer que la personne pourra ou saura mobiliser ses ressources pour agir avec compétence⁵.

Dommage…
« Cher collègue, que penses-tu de ce petit questionnaire? Mes questions sont-elles claires? Mes questions sont-elles pertinentes? Sont-elles toutes en lien avec les attributions caractéristiques de ce poste? Y a-t-il des biais qui seraient source d’inéquité? Mes questions peuvent-elles me donner des informations fiables sur le potentiel de ces candidats? ». Le temps d’un lunch, à deux, à trois peut-être, aurait assurément pu éviter à ce DRH de tomber dans ce piège d’un test qui sera, beaucoup plus tard, déclaré non valide. Pourtant, c’était là un processus d’embauche bien normal, voire ordinaire. 

Dans cette aventure que vient de vivre ce DRH, on aura choisi de faire l’économie d’une démarche de validation préalable du questionnaire. Un processus d’embauche qu’on aura expédié en un petit avant-midi : un test écrit de 15 minutes et cinq entrevues de 20 minutes chacune.

Mais une bombe à retardement.  Une opération « ordinaire » qui aura mal tourné. Un monstre qui aura épuisé cette DRH sur plusieurs années de procédures, avec valses d’avocats des deux parties. Un monstre qui aura pris en otage ce candidat recruté qui, tout ce temps-là, n’a jamais été certain d’être assis sur une chaise stable. Et qui, au passage, aura coûté un peu d’argent public. Un peu?

Rédacteur : Robert Howe, consultant en pédagogie de l'enseignement supérieur, spécialiste en évaluation.

Tout commentaire ou suggestion de votre part sera bienvenu. Vous pouvez adresser vos commentaires à howerobert@sympatico.ca

1. Un des candidats travaillait déjà dans ce service. C’est cette personne qui a eu le meilleur score au test. Devinez la suite…
 2. Voir : LeBoterf, G. Ingénierie et évaluation des compétences. 3e édition. Édition d’Organisation. Paris. 2001. Pages 479 - 482
 3. C’est la notion de validité de contenu.
 4. National Council on Measurement in Education (NCME).  Joint Committee on Testing Practices. Code of Fair Testing Practices in Education. 2000. 12 pages.
5. Le Boterf, op-cit. page 433-435